Süreç Otomasyonu

Süreç otomasyonu; bir işin departmanlar arasında nasıl ilerlediğini — kimin ne zaman başlattığını, hangi koşulda kime gittiğini, hangi onaydan geçtiğini ve hangi belgeyle kapandığını — bir yazılım omurgasında tanımlayıp uçtan uca yürüten dijital süreç yönetimi (BPM) yaklaşımıdır. Burada amaç yalnızca tekrarlı bir görevi makineye devretmek değil; insanın karar verdiği, sistemin verdiği işi taşıdığı karma bir iş akışını şeffaf, izlenebilir ve hesap verebilir hale getirmektir. Hazır form veya onay araçları basit akışlar için makul başlangıç olsa da; çok kademeli onay zincirleri, departmanlar arası devir, SLA takibi ve doküman/form yönetiminin bir arada olduğu gerçek iş süreçlerinde bu araçlar kopuk kalır. Nexsol Teknoloji, iş sürecini bir e-posta trafiği veya Excel takibi olmaktan çıkarıp; rol, koşul, onay ve son tarihin tanımlı olduğu canlı bir akışa dönüştürür. Görev odaklı, kod tabanlı RPA/scripted otomasyon için otomasyon yazılımları hizmetimiz daha uygundur; bu sayfa ise süreç ve onay akışı odağındadır. Aşağıda hizmetin kapsamı, süreci, teknoloji yığını ve çalışma çerçevesi ayrıntılı şekilde anlatılır.

Bu hizmeti hangi durumlarda almalısınız?

• Teklif, satınalma, izin veya harcama onayları e-posta ve sözlü trafikle yürüyor; bir talebin hangi aşamada, kimde beklediği ve neden geciktiği görünmüyor.
• Bir iş bir departmandan diğerine geçerken (satış → operasyon → muhasebe) elle bilgilendirme yapılıyor; devir noktalarında işler düşüyor veya tekrar başlatılıyor.
• Form, başvuru, sözleşme veya talep belgeleri farklı yerlerde duruyor; sürecin hangi belgeyle, hangi versiyonla ilerlediği tek yerden takip edilemiyor.
• Görev atamaları kişiye bağlı: ilgili kişi izinde veya ayrıldığında süreç durur, çünkü "kimin devralacağı" bir kurala değil hafızaya bağlıdır.
• Müşteriye veya iç birime verilen yanıt sürelerini (SLA) ölçemiyorsunuz; bir işin söz verilen sürede tamamlanıp tamamlanmadığı ancak şikayet gelince fark ediliyor.
• Süreçler büyüdükçe kontrol zorlaşıyor; aynı işin farklı kişilerce farklı şekilde yürütülmesi tutarsızlık ve denetim zorluğu yaratıyor.

Süreç: nasıl çalışıyoruz?

1. Süreç keşfi ve haritalama: İlk 1-2 hafta ilgili birimlerle çalışılır; mevcut akış adım adım çıkarılır, devir noktaları, onay basamakları ve bekleme/darboğaz alanları tespit edilir. Çıktı: as-is süreç haritası ve iyileştirme adayları.
2. Akış ve rol tasarımı: Her sürecin tetikleyicisi, adımları, koşullu dallanmaları, onay kademeleri ve rolleri (kim başlatır, kim onaylar, kim bilgilendirilir) modellenir. Hangi adımın otomatik, hangisinin insan kararı gerektireceği netleştirilir.
3. Form ve doküman yönetimi: Sürecin taşıdığı formlar, başvuru alanları, ekler ve doküman versiyonları tanımlanır; her adımda hangi bilginin zorunlu olduğu ve belgenin akışla nasıl ilerleyeceği kurgulanır.
4. Görev atama, bildirim ve SLA: Görevlerin role veya kişiye atanması, vekâlet/devralma kuralları, bildirim ve hatırlatma tetikleyicileri ve her adım için hedef süre (SLA) ve aşım uyarıları yapılandırılır.
5. Sprint tabanlı geliştirme: 2 haftalık sprint'lerle akış ve ekranlar üretilir; ilk çalışan süreç genellikle 3-5 hafta içinde staging ortamda test edilir hale gelir.
6. Entegrasyon ve raporlama: Akışın dokunduğu sistemler (ERP, CRM, e-posta, e-fatura) bağlanır; süreç süresi, darboğaz, onay bekleme ve SLA uyum metrikleri için raporlama paneli kurulur.
7. Canlıya alma ve devir: Aşamalı go-live, kullanım izleme ve 12 ay yakın bakım dönemi başlar; iç ekibin akışları yönetip güncelleyebilmesi için dokümantasyon ve eğitim sağlanır.

Hangi sektörlere uygundur?

• Üretim ve sanayi: Satınalma talebi-onay zincirleri, numune/kalite onayı, ECN (değişiklik) süreçleri ve departmanlar arası iş emri akışlarının dijitalleştirilmesi.
• Finans, muhasebe ve sigorta: Belge tabanlı başvuru, çok kademeli harcama onayı, mutabakat ve düzenleyici raporlama süreçlerinin SLA takibiyle yönetimi.
• Profesyonel hizmetler ve ajanslar: Teklif onayı, müşteri onboarding, sözleşme yenileme ve proje teslim akışlarının görev atama ve hatırlatmayla bağlanması.
• İnsan kaynakları ve idari birimler: İzin, avans, masraf, işe alım adayı değerlendirme ve zimmet süreçlerinin onay ve form akışına taşınması.

Teknoloji ve araç altyapımız

• Backend: .NET Core (C#) ana tercih; özel senaryolarda Node.js ve Python servisleri.
• Frontend: Nuxt 3 (Vue 3) tabanlı süreç panelleri; onay ekranları, görev kutusu (inbox), form tasarımı ve akış izleme arayüzleri için SPA/SSR.
• Veritabanı: MSSQL veya PostgreSQL; akıllı belge eşleştirme için pgvector, süreç analitiği için ClickHouse opsiyonu.
• İş akışı motoru ve zamanlama: Olay tabanlı tetikleyiciler, koşullu yönlendirme, onay kademeleri, zamanlanmış hatırlatmalar ve SLA sayaçları; kuyruk ve yeniden deneme için message queue (RabbitMQ).
• Entegrasyon: REST API, webhook ve message queue ile ERP, CRM, e-posta, e-fatura ve doküman sistemleri arası köprüler.
• AI katmanı (gerekiyorsa): ChatGPT veya Claude API ile başvuru/form belgelerinin okunması (OCR), sınıflandırma, akıllı yönlendirme ve özetleme; düşük güven durumları insan onayına düşürülür.

Çalışma çerçevesi

• Veri ve kod sahipliği size aittir: Tüm kaynak kod, akış tanımları, formlar, dokümantasyon ve veri müşteride kalır; platform veya lisans kilidi yoktur.
• İlk değerlendirme ücretsizdir: Süreç keşfi ve dijitalleştirme fırsat analizi bedelsiz yürütülür.
• Sprint bazlı şeffaf raporlama: Her sprint sonu çalışan akış, hata listesi ve sonraki plan açıkça paylaşılır.
• Aşamalı ödeme planı: Sprint teslimine bağlı kademeli ödeme modeli; tek seferlik büyük yatırım zorunluluğu yoktur.
• Garanti ve bakım: Canlıya alma sonrası 12 ay üretim hatası garantisi; sonrasında SLA tabanlı bakım opsiyonu.
• Kullanıcı başı lisans yok: Sürece katılan kişi sayısı artsa da kullanıcı başına tekrar eden lisans maliyeti çıkmaz.

Kağıt/e-posta tabanlı süreç mi, dijital süreç otomasyonu mu?

Fiyatlandırma

Süreç otomasyonu projeleri; süreç sayısı, onay kademesi ve koşul karmaşıklığı, form/doküman yükü, SLA ihtiyacı ve entegre edilecek sistem sayısına göre fiyatlandırılır. Yönlendirici çerçeve:

• Başlangıç — tekil süreç: Net tanımlı tek bir akışın (örn. izin veya satınalma onayı) form, onay ve bildirimleriyle dijitalleştirilmesi; sınırlı entegrasyon.
• Orta ölçek — çok süreçli akış seti: Departmanlar arası devir içeren birden çok süreç, görev atama, SLA takibi ve birkaç sistem entegrasyonu; süreç raporlama paneli.
• Kurumsal — uçtan uca BPM omurgası: Çok sayıda süreç, derin entegrasyon, doküman OCR ve AI destekli yönlendirme; kapsam analizine göre özel teklif.

Net teklif, süreç keşfi sonrası verilir; ilk değerlendirme ücretsizdir. Hazır bir kurumsal omurga üzerine süreç akışı kurmak isterseniz Nexsol'un web-native ERP ürünü NVelox ERP'yi inceleyebilirsiniz. Çözüm Danışmanı üzerinden 5 dakikada dijitalleştirmek istediğiniz süreci paylaşabilirsiniz.

Sonraki adım

İyi tasarlanmış bir süreç otomasyonu; işin nerede beklediğini görünür kılar, onayları hızlandırır, hesap verebilirliği güçlendirir ve süreci kişilere değil kurala bağlar. İlk adım, hangi süreçlerin dijitalleştirilmeye değdiğini birlikte görmektir. Çözüm Danışmanı üzerinden mevcut akışlarınızı paylaşabilir veya iletişim formundan ekibimize ulaşabilirsiniz. Tamamlanmış projeleri referanslar sayfasında inceleyebilirsiniz. İlgili hizmetler: otomasyon yazılımları, API entegrasyonları, yapay zeka çözümleri ve kurumsal yazılım çözümleri. Kavramsal arka plan için otomasyon yazılımı rehberini okuyabilirsiniz.